LN - Administrative Assistant - STAFF - Military Veterans

Objetivo: Brindar un apoyo administrativo y de garantía de calidad integral al Departamento de Seguridad y Calidad. Esta función dual garantizará el funcionamiento eficiente de los programas e iniciativas de seguridad, manteniendo al mismo tiempo el cumplimiento de los estándares de garantía de calidad. El puesto requiere sólidas habilidades organizativas, atención a los detalles, excelentes habilidades de comunicación, compromiso con la seguridad en el lugar de trabajo, fluidez en inglés (hablado, escrito y comprendido) y experiencia en garantía de calidad, preferentemente en un entorno de contratación gubernamental.

Responsabilidades clave: Esta función se divide en dos áreas principales:

I. Apoyo administrativo:

Administración general: Brindar apoyo integral al gerente de seguridad y al equipo, lo que incluye administrar calendarios, programar, preparar informes y correspondencia, y manejar comunicaciones.

Gestión de documentos: Mantener registros organizados de documentos relacionados con la seguridad (registros de capacitación, informes de incidentes, manuales, etc.) y registros de garantía de calidad, tanto físicos como electrónicos.

Gestión de datos: Ingresar y mantener con precisión los datos de seguridad y calidad en bases de datos y hojas de cálculo, realizar un seguimiento de las métricas clave y generar informes.

Coordinación de capacitación: ayudar a programar y coordinar programas de capacitación en seguridad, administrar la logística, los materiales, la asistencia, las certificaciones y la documentación para el control de calidad.

Comunicación: actuar como punto de contacto para consultas sobre seguridad y calidad, comunicándose de manera eficaz con el personal interno y la gerencia. Gestión de recursos: ayudar a administrar el inventario de equipos de seguridad y el presupuesto del departamento de seguridad. Apoyo al proyecto: contribuir a proyectos especiales relacionados con iniciativas de seguridad y calidad.

II. Control de calidad:

Gestión del sistema de gestión de calidad: desarrollar, implementar y mantener el sistema de gestión de calidad (SGC) para el departamento de seguridad, asegurando el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales y los requisitos del contrato. Auditoría: realizar auditorías internas para evaluar la eficacia del SGC e identificar áreas de mejora.

Acciones correctivas: colaborar con el equipo de seguridad para desarrollar e implementar acciones correctivas y preventivas (CAPA) para problemas de calidad.

Monitoreo del desempeño: realizar un seguimiento de las métricas de calidad clave (tasas de defectos, satisfacción del cliente, etc.) e informar sobre el desempeño.

Control de la documentación: garantizar que todos los procesos y procedimientos relacionados con la seguridad se documenten y se sigan adecuadamente. Revisión de documentos: revisar y aprobar documentos de seguridad (materiales de capacitación, informes de incidentes, manuales) para verificar su calidad y precisión.

Supervisión del departamento (si corresponde): supervisar el departamento de calidad, incluida la asignación de tareas, la orientación y la evaluación del desempeño.

Calificaciones:

Educación: se requiere una licenciatura en un campo relevante (seguridad ocupacional, administración de empresas, gestión de calidad, etc.).

Experiencia: experiencia comprobada como asistente administrativo, idealmente en una industria relacionada con la seguridad o regulada, y experiencia en control de calidad.

Habilidades: Sólido dominio de Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) y sistemas de gestión de datos. Es fundamental tener fluidez en inglés (hablar, escribir y comprender). Excelentes habilidades organizativas y atención al detalle. Capacidad para priorizar tareas y administrar el tiempo de manera eficaz. Capacidad para trabajar de forma independiente y como parte de un equipo.

Conocimientos: Se requiere conocimiento de las normas de seguridad (por ejemplo, OSHA) y de las normas de gestión de calidad (por ejemplo, ISO 9001).

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